Verspillingen

Lean Manufacturing maakt onderscheid in Value Added (VA) en Non Value Added (NVA) werkzaamheden, oftewel waarde toevoegende en niet waarde toevoegende handelingen vanuit het perspectief van de klant. Verspillingen, ook wel Waste of Muda genoemd, zijn een vorm van NVA werkzaamheden.

In het algemeen kunnen er in processen acht verschillende soorten verspillingen worden geïdentificeerd.

Defecten / Afkeur

Afgekeurde of defecte producten zijn een belangrijke vorm van verspilling. In tegenstelling tot veel overige vormen van verspilling wordt deze door vrijwel iedereen erkent. Immers, niemand is bereid om hiervoor te betalen (klant/organisatie). Het gaat hier namelijk veelal om ‘echt’ geld (hard cost).

De definitie van Defecten reikt echter verder dan beschadigingen of gebreken. Een verkeerd ingevuld formulier is eveneens een vorm van een defect. Maar hoe voorkomt men defecten?

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Immers, niemand is perfect. De gedachten welke ten grondslag liggen voor het maken van een fout kunnen nooit worden voorkomen. De uitvoering van deze gedachte in de praktijk echter wel. Door bijvoorbeeld Poka Yoke oplossingen te bedenken kan men preventief reageren om ervoor te zorgen dat een foutieve gedachten niet resulteert in een foutieve uitvoering. Bijvoorbeeld: ondanks de gedachte van een medewerker om een steun verkeerd te monteren kan de uitvoering ervan door middel van preventieve maatregelen (Poka Yoke) worden voorkomen. Naast foutpreventie is er eveneens een vorm van foutdetectie, teneinde zorg te dragen dat geen enkele fout een defect wordt.

Overproductie

Overproductie treedt op wanneer er bijvoorbeeld meer goederen worden gemaakt dan noodzakelijk is, meer handelingen worden uitgevoerd dan zijn voorgeschreven, meer kopieën worden gemaakt dan er gebruikt worden of meer data wordt bewaard op een computer dan noodzakelijk is. Het gevolg van overproductie is dat er teveel output wordt gecreëerd terwijl de klant (intern/extern) hier niet om heeft gevraagd.

Deze vorm van verspilling komt veelvuldig voor in batchprocessen waar grote aantallen van enkele producten worden geproduceerd. Het is de belangrijkste vorm van verspilling aangezien het alle overige vormen van verspillingen tot gevolg kan hebben.

Transport

Onnodig transport is een type verspilling welke veelal voorkomt door het overbruggen van te grote afstanden tussen twee of meerdere locaties, zoals een werkplek en de materiaallocatie. Processen die onvoldoende op elkaar zijn afgestemd leiden vaak tot meerdere (ver-)handelingen teneinde het gewenste te bereiken. Het aanleveren van goederen op de juiste locatie is hier een goed voorbeeld van. Wanneer de goederen niet op de daarvoor bestemde plaats worden afgeleverd is men vaak genoodzaakt deze te verplaatsen of de grotere afstand te overbruggen (lopen).

Overigens is niet iedere vorm van transport verspilling. Bijvoorbeeld het aanleveren van wielen van de leverancier naar een automobielfabrikant is geen vorm van verspilling. Echter, het verplaatsen van de aangeleverde wielen vanuit de afdeling “Logistiek” naar “Productie” is dit wel. Het is dan ook belangrijk om ervoor te zorgen dat goederen direct worden getransporteerd naar de behoefte locatie aan de productielijn. Dit vereist in veel gevallen enige vorm van ordergestuurd aanleveren (sequence).

Wachten

Wachten is één van de meest voorkomende verspillingen in processen en is veelal een gevolg van problemen stroomopwaarts in de waardeketen. Wachttijd wordt vaak ‘opgevuld’ met niet waarde toevoegende activiteiten (NVA), oftewel andere verspillingen zoals overproductie. Een gebrek aan de juiste informatie, juiste materialen of het wachten op een beschikbare machine leiden in de praktijk vaak tot wachtende medewerkers.

Daarnaast kunnen eveneens wachtende goederen worden geïdentificeerd. In het algemeen geldt wanneer goederen niet getransporteerd of verwerkt worden, zij staan te wachten. Vooral in de traditionele batchprocessen bestaat de doorlooptijd van een product grotendeels uit wachttijden.

Opslag

Opslag is een vorm van verspilling welke in het Engels wordt aangeduid als Inventory, oftewel voorraad. Teveel grondstoffen, halffabricaten of eindproducten leiden vaak tot het ontstaan van deze voorraden. Het gaat daarbij om goederen welke niet direct noodzakelijk zijn voor de huidige klantorders. Traditionele ‘Push‘ systemen zijn een belangrijk stimulans voor grote voorraden. Ook in de transactionele processen worden voorraadpunten gecreëerd. Onder andere het opslaan van folders is hier een voorbeeld van. Maar wat kost voorraad nu precies?

Voor het opzetten en beheren van voorraadpunten moet ruimte worden gevonden, totdat de klantafname plaatsvindt. De kosten van de voorraad kunnen ruwweg worden onderverdeeld in de twee thema’s Bestelkosten en Opslagkosten. Dit laatste thema bestaat uit 3 categorieën, ook wel bekend als de “3 – R’s”. Het achterliggende logistieke concept van dit onderwerp zal niet uitgebreid worden behandeld, maar omvat in het kort:

  • Ruimte: ingenomen ruimte door de voorraad (bewaking/koeling/verzekering);
  • Risico: voorraadbeheer brengt risico mee (kwalitatief/kwantitatief/commercieel/prijs);
  • Rente: kapitaalkosten. Voorraad omvat een bepaald geldbedrag en geld kost geld (rente).

De categorie “Rente” omvat echter niet altijd ‘slechts’ de rentekosten. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kunnen hier overige kosten in worden meegenomen. Kleinere organisaties hanteren vaak alleen de bankrente aangevuld met een gedefinieerde marge (%). Ook de opportunity cost kunnen worden meegenomen in de berekening, welke een indicatie geven van de misgelopen alternatieven welke met het geld hadden kunnen worden verdiend. Daarnaast betrekken grotere organisaties eveneens de ROI (Return On Investment) of Hurdle Rate (het best behaalde rendement op een investering uit het verleden).

Bewegingen / Verplaatsingen

Onnodige bewegingen / verplaatsingen in het proces zijn veelal het gevolg van een slechte werkplekinrichting. Het kan hierbij gaan om onder andere een verkeerde indeling (layout) of slechte ergonomie. Het is één van de meest gebagatelliseerde verspillingen doordat zij vaak als ‘normaal’ worden gezien en hierdoor niet door iedereen erkent worden als waste.

In tegenstelling tot Transport, welke hoofdzakelijk gericht is op producten, focust deze vorm van verspilling zich op Mens en Machine. Grote loopafstanden zijn een duidelijk voorbeeld van onnodige bewegingen en kosten veel tijd, waarin geen waarde toevoegende handelingen worden uitgevoerd.

Overprocessing

Minder werk uitvoeren dan noodzakelijk is een groot probleem, maar wordt in de meeste processen goed geïdentificeerd doordat dit vaak leidt tot een tekortkoming. Het tegenovergestelde, meer werk uitvoeren dan noodzakelijk is, wordt echter minder goed in kaart gebracht en niet door iedereen als verspilling bestempeld. Toch is overprocessing een belangrijke vorm van waste.

Een goed voorbeeld van overprocessing is herstelwerk. Andere, minder bekende, voorbeelden zijn het gebruik van apparatuur met een hogere mate van precisie of complexiteit dan noodzakelijk is. De procestijd van dergelijk apparatuur is in veel gevallen hoger, terwijl de toleranties op het product toestaan gebruik te maken van eenvoudigere en snellere alternatieven. Ook het vergaren van niet/onvoldoende verstrekte informatie is een vorm van overprocessing.

Overprocessing kan verschillende negatieve gevolgen hebben voor het proces. Vooral in productieprocessen leidt deze vorm van verspilling veelal tot defecten of overproductie. Daarnaast kunnen er in de praktijk gevolgen geïdentificeerd worden op moreel gebied. Op lange termijn zien werknemers overprocessing als ‘normaal’ en zodoende als een gegeven wat moet gebeuren (verplichting). Hierdoor worden de extra handelingen een onderdeel van de standaard werkzaamheden, terwijl deze geen waarde toevoegen aan het product. Hoe langer er gewacht wordt met de identificatie van deze vorm van verspilling, des te langer zal deze toegepast worden en dus onderdeel worden van het proces wat ervoor zorgt dat eliminatie steeds complexer wordt. Immers: “we doen het toch al jaren zo?”.

Onbenutte creativiteit / capaciteit

Verborgen talenten zijn in iedere organisatie te vinden. Vanouds worden nieuwe medewerkers aangenomen aan de hand van een functieprofiel en vervolgens ontwikkelen zij zich binnen de kaders van deze functie. Specifieke vaardigheden komen hierdoor tot expressie, maar veel werknemers hebben meer in de mars. Deze verborgen talenten leiden tot onbenutte creativiteit waardoor kansen en inzichten verloren gaan.

Naast de menselijke vorm van deze verspilling wordt er in veel processen eveneens onvoldoende gebruik gemaakt van de beschikbare capaciteit van onder andere machines/installaties en ruimte. Overige verspillingen kunnen mede verantwoordelijk zijn voor deze vormen van onbenutte capaciteit.

Eliminatie of Reductie?

Het uitgangspunt in Lean Manufacturing is het (blijvend) elimineren van verspillingen. Echter, sommige verspillingen laten zich niet geheel elimineren. Het lezen van een klantorder is niet direct waarde toevoegend, maar toch noodzakelijk om andere waarde toevoegende handelingen uit te kunnen voeren. Eveneens is het nemen en plaatsen van een mesje om een sinaasappel open te snijden en te persen niet waarde toevoegend, maar wel noodzakelijk.

Met voldoende innovatief denkvermogen zijn er voor de genoemde voorbeelden ‘ideale/perfecte’ alternatieven te bedenken, maar die zijn niet tot nauwelijks (reëel gezien) realiseerbaar in de praktijk. Houdt er rekening mee dat verspillingen welke niet geëlimineerd kunnen worden, vrijwel altijd gereduceerd kunnen worden. Stel altijd de vraag wat er gedaan kan worden om de verspilling weg te nemen, anderzijds te verminderen!