Gemba Management – Genchi Genbutsu

Het daadwerkelijk verbeteren van de organisatie en het streven naar perfectie, vergt veel meer dan slechts het toepassen en het beheersen van een set tools.

Een verandering van de mindset van alle betrokkenen is vereist. Dit geldt voor alle niveaus binnen de organisatie, van leidinggevende tot ondersteunende krachten. In Lean Manufacturing staat dit bekent als de noodzakelijke cultuuromslag binnen de organisatie. Gemba Management speelt hierin een toonaangevende rol.

Gemba staat vrij vertaald voor “Werkvloer”, oftewel de plaats binnen de organisatie waar de daadwerkelijke waarde toegevoegd wordt (EN: the real place). Het idee achter Gemba Management is eenvoudig: problemen en verspillingen, evenals de beste verbetervoorstellen zullen voortkomen uit interactie met de Gemba.
In deze omgeving werken immers de mensen welke dag-in-dag-uit arbeid verrichten met de machines, het materiaal en de voorgeschreven methodiek (4M’s). Zij kunnen door praktijkervaring een waardevolle bijdrage leveren tijdens het oplossen van problemen en het uitvoeren van verbeterprojecten.

Go and See the Gemba

De noodzakelijke cultuuromslag kan het beste worden weergegeven middels een figuur.

De uitdaging ligt in het verdraaien van de traditionele verdeling “Denken – Doen” tussen leidinggevende en uitvoerende functies binnen de organisatie. Oftewel, creëer een omslag in deze traditionele denk- en handelswijze en erken aspecten als teamwerk en ondersteuning. Gemba Management draait onder andere om deze erkenning en het gebruik maken van de kracht van de medewerkers; een primaire ‘informatiebron’. Veranderingen in de mate van verantwoordelijkheid en betrokkenheid in de Gemba zullen producten zijn van een goede samenwerking met het management.

Toepassing

The Gemba Walk of Gemba-Visits zijn activiteiten waarbij het management een bezoek brengt aan de Gemba ten behoeve van de identificatie van problemen, verspillingen en verbetermogelijkheden. Dergelijke activiteiten vertonen veel overeenkomsten met MBWA, Management By Walking Around.

Tijdens dergelijke activiteiten worden er in het algemeen 5 basiselementen gevolgd door de manager(s):

  • SEE – Ga kijken op de Gemba;
  • IDENTIFY – Identificeer en registreer de uitdaging;
  • CO-OPERATE – Toon betrokkenheid;
  • DEVELOP – Ontwikkel continu;
  • SUPPORT – Ondersteun in verantwoordelijkheden.
See

Het eerste basiselement is gericht op het bezoeken van de werkplek waar de waarde wordt toegevoegd. Observeer het proces en geef enerzijds aandacht aan Safety, Quality, Delivery, Cost en Moral en anderzijds aan verstoringen en verspillingen.

Identify

Het zoeken van de uitdaging is een zeer belangrijk item in Gemba Management. Het grootste probleem is denken dat er geen probleem is. Het is belangrijk dat abnormale (afwijkende) situaties worden geregistreerd en dat men hier direct op reageert. Het gaat hierbij om zowel kleine als grote problemen.

Co-operate

Tonen van betrokkenheid is het derde basiselement en op sociaal psychologisch vlak zeer belangrijk. Werknemers welke zich betrokken voelen zullen meer verantwoordelijkheid uitdragen naar zichzelf, maar eveneens (eerder) andere werknemers wijzen op hun verantwoordelijkheden. Het vormen van een team met de betrokkenheid van iedereen, dus ook het management, is zeer belangrijk. Let hierbij op de ondersteunende rol van het management, in plaats van enkel een voorschrijvende functie. Draag zorg voor de gemeenschappelijke doelstellingen!

Develop

Leer mensen om abnormale situaties zelfstandig te kunnen identificeren. Geef hen naast de verantwoordelijkheid ook de bevoegdheid om deze afwijkingen op te lossen. De “Just do it” mentaliteit is hier van toepassing: niet omslachtig te werken gaan, maar pak kleine problemen direct aan. Werk deze echter wel systematisch af en leer van de gegevens en constateringen die tijdens het oplossen van het probleem aan het licht komen. Ervaringen kunnen bij toekomstige problemen immers goed van pas komen.

Support

Efficiënte ondersteuning vanuit het management is ten alle tijden gewenst. Zorg er echter voor dat de werknemers de “eigen problemen” zoveel mogelijk zelf oplossen. De Gemba Manager ondersteunt vervolgens in die zaken welke de werknemers niet gedaan krijgen. Op deze manier leren werknemers de ernst, oorzaak-gevolg relatie en oplossings- en preventiemogelijkheden zelfstandig in te zien. Elk probleem zal serieus genomen worden, aangezien de werknemer zelf de eerste stap zal moeten zetten. Afschuiven van problemen naar andere wordt niet meer geaccepteerd, ondersteuning wordt echter wel geboden. Een ander voordeel is dat werknemers het proces beter zullen gaan begrijpen. Door middel van samenwerking kan een probleem immers niet alleen doeltreffend worden opgelost, maar wordt kennis en ervaring omtrent het probleem eveneens gebundeld en zodoende beschikbaar voor het gehele team.

Leiderschap en communicatie zijn zeer belangrijke aspecten binnen Gemba Management. In veel organisaties worden CVT (Continu Verbeterteams) opgericht ter bevordering van de interactie tussen leidinggevende en ondersteunende werknemers. Genchi Genbutsu (‘Ga naar de bron en leer’)  is zodoende een basisprincipe van Lean Gemba Management.

Log in en download hier de template: Go to the Gemba – Checklist