PDCA – Plan Do Check Act

PDCA staat voor Plan – Do – Check – Act en is een structurele, cyclische aanpak veelgebruikt in continu verbetertrajecten. De PDCA-cirkel draagt bij aan het structureel oplossen van problematiek.

Het concept van het PDCA-principe is oorspronkelijk ontwikkelt door W. Shewhart en staat eveneens bekend onder de term ‘The Shewhart Cycle‘. In de jaren 50 heeft W. E. Deming het principe als onderdeel van kwaliteitmanagement doorontwikkeld en is deze omgedoopt tot ‘The Deming Circle’.

Fasen

Het PDCA-principe erkent vier fasen welke hieronder beknopt worden behandeld.

  • Plan

In de eerste fase dienen de problemen geïdentificeerd te worden alvorens een plan kan worden opgesteld. Wat is het probleem? Wat zijn de kenmerkelijke eigenschappen (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe) van het probleem? Wat is de (kern-)oorzaak van het probleem?

Na de probleemdefinitie dient er een plan opgesteld te worden waarin onder andere de doelstellingen en verbetermaatregelen worden behandeld. Wat dient er te worden bereikt? Wat kan er worden gedaan om het probleem te stoppen (‘kraan dicht’)? Welke stappen moeten worden doorlopen? Wat zijn de verbetermaatregelen? Aan het eind van de Plan fase dient de basis van het probleem en de aanpak gedefinieerd te zijn. Alle betrokkenen moeten zich hierin kunnen vinden zodat de richting (lees: focus) van het project vaststaat.

  • Do

Nadat de basis is gelegd dienen de acties uitgevoerd te worden. Hiervoor kan er gebruik worden gemaakt van een gecontroleerde testomgeving om verbetermaatregelen allereerst kleinschalig te introduceren. Hoe reageert het proces (4 M’s) op de verbetering?

Zorg er altijd voor dat de uitvoering plaatvind met alle betrokkenen, niet alleen de projectleden. Het is essentieel om ook operationele werknemers uit het betreffende proces te betrekken in het PDCA-principe. Op deze manier wordt er naast betrokkenheid ook direct verantwoordelijkheid gecreëerd. Tevens is het zeer belangrijk naast de uitvoering eveneens te registreren!

  • Check

Welke targets stonden gepland en wat is er daadwerkelijk gerealiseerd? In deze fase worden de uitgevoerde activiteiten geëvalueerd in relatie tot de gemaakte plannen. Het is hiervoor noodzakelijk goede en betrouwbare data over de activiteiten te vergaren.

In deze fase worden eventuele afwijkingen ten opzichte van het plan geïdentificeerd en verklaard. Voor de presentatie hiervan kan gebruik worden gemaakt van visuele hulpmiddelen zoals scorecards of dashboards. Zowel de positieve als negatieve aspecten worden behandeld teneinde zo objectief mogelijk de geboekte resultaten te beoordelen. De uitkomst van deze fase zal bepalen welke aspecten moeten worden bijgestuurd (Act).

  • Act

Op grond van de analyses en resultaten uit de voorgaande fasen kunnen er besluiten worden genomen of eerdere maatregelen en plannen moeten worden bijgestuurd. Daarnaast is het essentieel de behaalde resultaten te borgen en zodoende zeker te stellen voor de toekomst op de korte én lange termijn. Een terugval in het verbetertraject moet worden voorkomen.

Let op de verhoudingen tussen de verschillende PDCA fasen. De voorbereidende (Plan) fase wordt vaak te snel doorlopen, terwijl hier de scope van het project wordt bepaald!
Samengevat betekent dit:

Plan:

  • Data en feiten evalueren om probleemaspecten te identificeren;
  • Kaizenteam(s) samenstellen;
  • Huidige processen in kaart brengen;
  • Toekomstperspectief: ideale procesinrichting definiëren;
  • Oorzaakanalyse uitvoeren op probleemaspecten;
  • Tegenmaatregelen ontwikkelen en introduceren (‘Kraan dicht’);
  • Verbetermaatregelen ontwikkelen en introduceren.

Do:

  • Actiepunten voor verbetermogelijkheden toepassen.

Check:

  • Uitkomsten evalueren.

Act:

  • Standaardiseren, integreren en bijsturen.
Menu