5S

5S is een Japanse methodiek om de werkplek te organiseren en standaardiseren. Slordigheid en gebrek aan ordelijkheid op de werkplek kunnen leiden tot irritaties en zelfs arbeidsongevallen.

Arbeidsongevallen kunnen niet alleen persoonlijk leed veroorzaken, maar ook leed en kosten voor de werkgever en de maatschappij. In 2008 vonden in Nederland naar schatting 230.000 arbeidsongevallen plaats met letsel en verzuim tot gevolg. In 4.600 gevallen leidden dit tot ziekenhuisopname. 98 ongevallen hadden een dodelijke afloop. Organisatie en standaardisatie op de werkplek zijn dan ook 2 belangrijke (terugkerende) aspecten in de Lean filosofie. Het 5-S systeem streeft naar een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplek. Een verhoging van de arbeidsveiligheid (6-S: Safety?) is hier een bijkomend gevolg, evenals verbeteringen op het gebied van kwaliteit en productiviteit.

De 5-S methodiek staat in een vrije vertaling voor:

  • Selecteren
  • Structureren
  • Schoonmaken
  • Standaardiseren
  • Standhouden
Selecteren

Selecteren (scheiden) maakt onderscheid in het noodzakelijke en overbodige. Het onnodige dient geëlimineerd te worden uit het proces/de werkplek. Ondermeer defecten en ongebruikte onderdelen zijn hier een voorbeeld van. Door het wegnemen van onnodigheden wordt de veiligheid op de werkplek vergroot, evenals de vrije werkruimte voor de werknemers. De ‘Yellow/Red Card Method‘ of ‘Red-tagging‘ zijn veelgebruikte methodieken binnen organisaties om  ongebruikte onderdelen te identificeren. De betreffende onderdelen worden direct verwijdert met een rode kaart. Hierop wordt belangrijke informatie vermeld, zoals de reden van eliminatie uit de werkplek. Dergelijke informatie blijft zodoende geregistreerd. Voor onderdelen waar onduidelijkheid over bestaat kan de gele kaart voor worden toegepast, waarna de noodzaak van aanwezigheid en de gebruiksfrequentie van het betreffende onderdeel moet worden onderzocht. Het Lean-team welke de 5-S sessie leidt suggereert en adviseert, waarna de medewerkers zelf beslissen over de voorwerpen.

Structureren

Structureren (schikken) is de tweede S van de methodiek en staat voor het organiseren van de werkplek. Stellingen, gereedschappen en andere apparatuur dienen een vaste positie te krijgen binnen de werkplek, waar de gebruikers het snel en gemakkelijk kunnen vinden. Tijdens het structureren dient rekening te worden gehouden met de ergonomische en hygiënische aspecten.

Schoonmaken

Schoonmaken is één van de onderdelen welke door veel Lean beoefenaren wordt gebagatelliseerd. Schoonmaken staat niet alleen voor het reinigen van primaire aspecten binnen de werkplek, zoals muren/vloeren/apparatuur e.d., maar ook het elimineren van incidenten, vervuilingsbronnen en verstoringen. De correcte schoonmaakmethodes dienen te worden vastgelegd, verantwoordelijkheden moeten onder alle betrokkenen worden verdeeld en regels en normen moeten worden gedocumenteerd. Daarnaast speelt de (preventieve) smering van apparatuur een belangrijke rol. Hiermee kunnen veel verstoringen en stilstanden worden voorkomen.

Standaardiseren

Standaardiseren is de stap waarmee de eerste 3 stappen worden gewaarborgd. Om aan deze stappen duurzaamheid te geven dienen de handelingen vastgelegd te worden. Hiervoor kunnen verschillende methodieken worden gebruikt, waaronder:

  • Visueel Management: een visueel hulpmiddel. Hiermee kunnen zones worden afgebakend met behulp van kleuren en lijnen, evenals het algemeen inzichtelijk maken van handelingen middels bijvoorbeeld een whiteboard.
  • Documentatie: een procedureel hulpmiddel. Hiermee worden de handelswijzen vastgelegd waaronder de aspecten wie, wat waar, wanneer waarom en hoe.
  • Training: een leermiddel. Door fouten en verbeteringen te tonen aan werknemers worden zij getraind in het identificeren van (ab-)normale situaties op de werkplek.

Gestandaardiseerde procedures beperken het ‘verassingseffect’ van optredende risico’s, doordat werknemers om leren gaan met onvoorziene omstadigheden.

Standhouden

Wijzigingen in het kader van 5-S kunnen in stand worden gehouden door systematisering. De zorg voor behoud en continuïteit is van groot belang om doorgevoerde verbeteringen in stand te houden en terugval in het oude patroon te voorkomen. In het kader van dit aspect dienen er controlelijsten en/of audits op orde en netheid gesteld te worden. De auditresultaten kunnen bekend gemaakt worden in het kader van Visueel Management, waardoor feedback naar alle betrokkenen wordt zekergesteld. Hiervoor kunnen verschillende illustraties, tabellen en grafieken worden gebruikt en kunnen (persoonlijke) verantwoordelijkheden en doelstellingen gedefinieerd worden. Alle betrokkenen kunnen vervolgens aangesproken worden op de wijze waarop procedures worden nagestreefd.

Nr. Definitie Omschrijving
1. Selecteren Orde op zaken stellen
2. Structureren Organisatie van de werkplek
3. Schoonmaken Schoonmaken, inspecteren en preventie van verstorende aspecten
4. Standaardiseren Borgen van de eerste 3 stappen
5. Standhouden Systematiseren van het systeem

Aanmeldformulier Cursus 5S Werkplek

[contact-form-7 id=”941″ title=”Opleidingen & Trainingen”]