1:3 & 3:1 Regel

De 1:3 & 3:1 regel is een tool uit de Lean filosofie, wordt weergegeven in The Lean Manufactory.

De robuustheid van een productieproces geeft de mate aan waarin het proces weerbaar is tegen verstoringen, oftewel de wijze waarop het proces operationeel blijft onder invloed van verstoringen. Een belangrijke verstoring binnen veel organisaties wordt geëlimineerd middels de 1:3 & 3:1 regel.

De 1:3 & 3:1 regel staat voor:

1 werknemer beheerst 3 taken en
3 werknemers beheersen 1 taak

Het hoofddoel van de tool is het creëren en beheren van robuustheid binnen een proces teneinde een stabiele basis te vormen. In het figuur wordt dit dan ook symbolisch weergegeven als het fundament van The Lean Manufactory. Het optimaliseren van een instabiel proces kan nooit leiden tot effectieve, blijvende verbeteringen en is een verspilling van tijd en geld!

Met de 1:3 & 3:1 regel wordt het aspect aangepakt dat 1 persoon slechts 1 taak kan verrichten. Dit is een veelvoorkomende situatie binnen (MKB) Build-to-Order organisaties, waarin zeer veel gebruik wordt gemaakt van de expertise van werknemers. De planning wordt hier in veel gevallen op ingedeeld. Is een werknemer om welke reden dan ook niet (meer) in staat zijn functie uit te kunnen voeren dan heeft dit in deze situatie grote gevolgen voor zijn taak. De betreffende taak wordt hierdoor niet meer uitgevoerd.

Voorbeeld
  • De expertise van ‘Werknemer-A’ is: MIG-Lassen.
  • De expertise van ‘Werknemer-B’ is: Voertuigelektronica.
  • De expertise van ‘Werknemer-C’ is: Bankwerker.
  • De expertise van ‘Werknemer-D’ is: Monteur.
  • Alle werknemers werken in teamverband aan een project.

´Werknemer-C’ is teamleider en kan als enige 2 expertises uitvoeren (D). Projectverstoring treedt op zodra bijvoorbeeld ´Werknemer-C’ ziek wordt.  Het uitvallen van werknemers mag geen negatieve invloed hebben op het proces (standhouden).

Naast robuustheid vergroot de 1:3 & 3:1 regel eveneens de flexibiliteit binnen de organisatie. Werknemers worden flexibel inzetbaar en de mogelijkheid wordt gecreëerd om te rouleren met het takenpakket. Veel organisaties zien de Lean filosofie onterecht als een beperking van de flexibiliteit en een vergroting van de autonomie van de werknemers. Lean Manufacturing is immers (vooral) bekend van massaproducenten. Het verband met repetitieve handelingen wordt op deze manier snel gelegd. Veel Build-to-Order organisaties onderscheiden zichzelf echter door een breed scala aan mogelijkheden (diensten/producten), waardoor er veel afwisselende werkzaamheden plaats vinden. De variatie in het werk is voor veel werknemers de drijfveer achter hun motivatie. De implementatie van Lean Manufacturing binnen deze bedrijven stuit dan ook vaak op veel weerstand. Werknemers zijn bang hun expertise kwijt te raken en te moeten functioneren als een ‘robot’ aan een productielijn (Robot-theorie). De 1:3 & 3:1 regel toont echter aan dat flexibiliteit niet verloren gaat doordat werknemers veelzijdiger worden. Daarnaast kan er winst worden geboekt op het gebied van standaardisatie en de organisatorische structuur op de werkplek.

De 1:3 & 3:1 regel bevat een inzetbaarheidsmatrix, waarin alle relevante werknemers worden uitgezet tegen de taken.

In bovenstaand voorbeeld wordt de inzetbaarheid van 4 werknemers weergegeven. Door de traditionele inzetbaarheidsmatrix (kruisjestabel) weer te geven als competentiematrix (%-weergave), wordt direct inzichtelijk in welke mate een werknemer bekwaam is. Hierdoor kan er een legenda aan de expertises verbonden worden. De waarde van 1,75 uit het voorbeeld kan zodoende voor Werknemer-A in een groene waarde (‘GOED’) resulteren, terwijl de waarde 2,00 voor Werknemer-B in een rode waarde (‘FOUT’) resulteert. Het voorbeeld toont namelijk dat Werknemer-A wel ingezet kan worden voor 3 taken, ongeacht de noodzakelijke begeleiding voor Taak-3.
De inzetbaarheidsmatrix toont een dekkingspercentage van 50% voor zowel de werknemers als de taken. Voor een robuuste organisatie is een dekkingspercentage van 100% vereist.

Bovenstaand voorbeeld is een weergave zoals deze in veel (MKB) Build-to-Order organisaties opgesteld kan worden. Met de inzetbaarheidsmatrix als basis kan een inleertraject opgestart worden om de kennis en vaardigheden van werknemers te vergroten evenals de robuustheid (stabiliteit) van het betreffende proces. De inzetbaarheidsmatrix is een ‘open-document’ en dient voortdurend te worden bijgewerkt. Onderstaand voorbeeld is een weergave van de inzetbaarheidsmatrix na een periodiek inleertraject.

Middels kleurenindicaties kunnen primaire taken van secundaire taken worden onderscheiden. Zo kan er op effectieve wijze gebruik worden gemaakt van de expertise van een werknemer wanneer hier behoefte aan is (periodieke roulatie van werkzaamheden blijft mogelijk). Eveneens kan met behulp van de inzetbaarheidsmatrix rekening worden gehouden met de toekomstige plannen van een organisatie. Door werknemers op te leiden in een specifieke richting kunnen benodigde vaardigheden voor toekomstige projecten worden zekergesteld.

De 1:3 & 3:1 regel is een veelgebruikte basismethodiek welke door organisaties kan worden vormgegeven conform eigen eisen en wensen. Producenten kunnen zodoende besluiten alle handelingen binnen een productieteam in de inzetbaarheidsmatrix te plaatsen, waardoor de roulatiemogelijkheden voor de werknemers worden vergroot. Onvoldoende roulatie van werkzaamheden is per definitie geen product van continuïteit.

Menu